Você realmente tem controle sobre o estoque de produtos da sua empresa?

Quando foi a última vez que a sua empresa fez um inventário completo das quantidades em estoque de produtos ou mercadorias e confrontou este levantamento com o que está registrado no software de gestão?

Para esta pergunta é normal se ouvir algo como “a seis meses”, “mais de um ano” ou mesmo “não lembro”.

Se este inventário for o único momento em que uma apuração das quantidades em estoque é realizada, sinto muito em lhe dizer, mas efetivamente não há um controle de estoque na sua empresa.

De fato, um inventário completo é algo em geral muito trabalhoso, de alto custo e que em muitos casos não pode ser realizado durante o horário normal de funcionamento de uma empresa, mas, é possível realizar uma amostragem diária com alguns itens de alto giro, de vendas recentes e alguns itens selecionados aleatoriamente.

Desta forma, até o momento da realização de um inventário completo, você terá um alto grau de certeza da precisão do seu controle de estoque.

Mas porque itens de alto giro e de vendas recentes?

Se estiverem ocorrendo problemas frequentes de estoque ligados a logística interna e especialmente a entrega de mercadorias à clientes, eles obviamente estarão nos itens vendidos recentemente.

A inclusão de itens aleatórios dentro deste levantamento diário se deve a necessidade de detectar se não há a ocorrência de outros problemas, como falhas de armazenagem (fora do local esperado), de problemas de registro de movimentação do estoque propriamente dito (falta do registro no sistema de gestão de operações reais como consignações, amostras, doações, trocas, garantias, empréstimos, etc.) ou em casos mais graves, de furto ou apropriação indébita.

Este processo demanda de uma pessoa responsável, de confiança do gestor da empresa e muito disciplinada (afinal, isto deve ser feito obrigatoriamente todos os dias).

Uma grande vantagem da amostragem diária é que em geral (nos problemas ligados a processos) as causas podem ser encontradas e corrigidas rapidamente, evitando assim novas ocorrências.

Afinal, é muito difícil ou mesmo improvável que alguém se lembre de determinada ocorrência meses depois dela ocorrer, o que torna impossível ou difícil ajustar o processo interno que permitiu a falha.

Para esta tarefa diária é fundamental que o software de gestão da empresa possua as ferramentas necessárias para a sua correta execução, assim, a seleção dos itens com vendas em período recente e daqueles selecionados de forma aleatória (na quantidade programada) será feito automaticamente e não conterá vícios de seleção e sempre levará em consideração as seleções mais recentes, para que um número maior de itens tenha as suas quantidades conferidas.

Obviamente que apenas a amostragem não garante o controle de estoque efetivo e há a necessidade de diversos outros pontos de controle, como a conferência da entrada das mercadorias na empresa e da saída desta (através da entrega desta ao cliente ou transportadora), bem como da vigilância efetiva quando o estoque está acessível diretamente ao público, mas este simples procedimento certamente irá permitir ao gestor ter uma maior segurança e tranquilidade na sua rotina diária.